Privacybeleid

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op: 18 november 2022

Het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van onze klanten en andere zakelijke relaties vinden wij belangrijk. Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de relevante wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Hieronder leggen wij uit hoe wij jouw gegevens verzamelen en gebruiken, en met welk doel wij dat doen. Wij raden je aan deze privacyverklaring goed te lezen. Met deze privacyverklaring voldoen wij aan onze informatieplicht op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Als je gebruik maakt van onze website of onze dienstverlening kunnen wij gebruik maken van persoonsgegevens. Wij zullen de persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken dan beschreven in deze verklaring, tenzij jij daar vooraf toestemming voor hebt gegeven. Wij kunnen deze privacyverklaring herzien. Als er belangrijke dingen veranderen in de manier waarop wij jouw gegevensverwerken, zullen wij jou eerst informeren en, waar nodig, opnieuw om toestemming vragen.

Contactgegevens

Worksnap is een geregistreerde handelsnaam van Redwood Capital B.V., gevestigd aan het Suikerpeerpad 17 (1036 KE) te Amsterdam en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 86895699. Voor privacy gerelateerde zaken kun je contact met ons opnemen via privacy@redwoodcapital.nl.

Betrokkenen

Wij verwerken de persoonsgegevens van klanten, samenwerkingspartners, zakelijke relaties en websitebezoekers. Wekrijgen de gegevens in principe rechtstreeks van jou. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens van zakelijke relaties in het kader van onze dienstverlening.

Dienstverlening

Wanneer je gebruik maakt van onze dienstverlening, dan kunnen we de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voor- en achternaam

• Bedrijfsnaam

• Adresgegevens

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• Financiële gegevens t.b.v. betaling van boekingen

• Bestelgegevens

• Overige persoonsgegevens die je aan ons verstrekt

Wij verwerken geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens.

Doorgifte aan verhuurder

Als jij een kantoor- of vergaderruimte via ons boekt en betaald hebt, dan delen wij je naam, e-mailadres en relevante informatie over de boeking met de verhuurder.

Doel en grondslag

• Uitvoeren van de overeengekomen dienstverleningsovereenkomst

• Het informeren over wijzigingen van onze diensten en producten

• Het informeren over nieuwe diensten en producten (gerechtvaardigd belang)

• Wettelijke verplichtingen, waaronder verplichtingen in het kader van de belastingen

Gerechtvaardigd belang

Als je gebruik maakt van onze dienstverlening kunnen wij je benaderen voor nieuwe diensten of producten als dat past bij de aard van de afgenomen dienstverlening. Wij willen je graag zo goed mogelijk van dienst zijn. Om die reden informeren wij je over nieuwe diensten en producten. Als je liever niet wil dat wij je hierover informeren, kun je dat bij ons aangeven via de hierboven vermelde contactgegevens.

Bewaartermijn

Wij bewaren jouw gegevens voor de duur van de overeenkomst en gedurende zeven boekjaren daarna in verband met fiscale regelgeving.

Vraag of verzoek Wanneer je je telefonisch, via de e-mail of op een andere manier contact met ons opneemt, dan kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Naam

• E-mailadres

• Telefoonnummer

• Correspondentie, inclusief e-mails

• Overige persoonsgegevens die je aan ons verstrekt

Doel en grondslag

Wij verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Afhandelen van je vraag of verzoek (gerechtvaardigd belang)

Gerechtvaardigd belang

Als je ons benadert met een vraag of verzoek, dan hebben wij je persoonsgegevens nodig om te kunnen reageren en je vraag of verzoek af te kunnen handelen.

Bewaartermijn

Wij gebruiken je persoonsgegevens ter afhandeling van je vraag of verzoek. Afhankelijk van je vraag of verzoek zal deze al dan niet gearchiveerd worden. Wij bewaren ons archief zeven jaar in verband met fiscale regelgeving.

Nieuwsbrief

Wanneer je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief, dan kunnen we de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voor- en achternaam

• E-mailadres

Doel en grondslag

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Verzenden van onze nieuwsbrief (toestemming)

Toestemming

Je kunt je altijd afmelden voor de nieuwsbrief via de link in de e-mail.

Bewaartermijn

Wij bewaren jouw gegevens zolang jij de nieuwsbrief wilt ontvangen. Wij maken voor het versturen van de nieuwsbrieven gebruik van software. Het afmelden voor een nieuwsbrief betekent uiteraard dat je geen nieuwsbrief meer ontvangt. Je gegevens worden echter niet automatisch door de software verwijderd. Wil je dat je gegevens helemaal worden verwijderd, neem dan contact met ons op via de hierboven vermelde contactgegevens.

Relatiebeheer

Wij verwerken, in het kader van relatiebeheer, de volgende persoonsgegevens van onze leveranciers, zakelijke contacten en potentiële of oud-klanten:

• Voor- en achternaam

• E-mailadres

• Telefoonnummer

• Bedrijfsnaam

• KvK-nummer

• Adresgegevens

• Correspondentie, inclusief e-mails

• Overige persoonsgegevens die je aan ons verstrekt

Doel en grondslag

Wij verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Contactgegevens bewaren in ons Customer Relations Management systeem (gerechtvaardigd belang)

• Persoonlijk contact opnemen (gerechtvaardigd belang)

• Zakelijk netwerk opbouwen en onderhouden (gerechtvaardigd belang)

Gerechtvaardigd belang

Wij onderhouden contact met veel mensen. Het betreft hier onder meer leveranciers, potentiële klanten en andere zakelijke relaties. Een goed relatiebeheer is belangrijk voor ons bedrijf. Wij bewaren daarom de contactgegevens van deze personen. Zo nodig kunnen wij dan persoonlijk contact opnemen.

Bewaartermijn

Als wij je contactgegevens opslaan, bewaren wij je gegevens niet langer dan noodzakelijk in het belang van onze onderneming of totdat je ons verzoekt deze te verwijderen.

Websitebezoekers: cookies

Een cookie is een klein bestand dat bij een bezoek aan onze website op jouw computer, tablet of smartphone kan worden opgeslagen. Met een cookie kunnen persoonsgegevens worden verwerkt. Wanneer je onze website bezoekt, dan kunnen wij met cookies de volgende persoonsgegevens van je verwerken:

• IP-adres

• Locatiegegevens

• Andere gegevens waarvoor je toestemming hebt gegeven via de cookiebanner op onze website

Doel en grondslag

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het verbeteren van de toegang tot en werking van onze website

• Het bieden van een goede gebruikerservaring van onze website

Waar wij deze doelen kunnen bereiken zonder het gebruik van persoonsgegevens of door het inzetten van enkel functionele cookies, dan is de grondslag voor het verwerken van eventuele persoonsgegevens gelegen in het gerechtvaardigd belang dat wij hebben bij een goed functionerende website. Denk hierbij aan de mogelijkheid tot reageren, de werking van spamfilters en het gebruik van caching om de website sneller te maken. Wij plaatsen cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de site en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy.

Waar wij deze doelen alleen kunnen bereiken door een ander gebruik van persoonsgegevens, dan verwerken wij je persoonsgegevens alleen met jouw toestemming. Meer informatie hierover kan je vinden in onze cookieverklaring en via de tool die wij hiervoor op onze website gebruiken.

Google Analytics

Gegevens die jij verstrekt, kunnen worden bewaard voor het maken van statistische analyses. Zo kunnen wij zien hoe onze bezoekers de website gebruiken en op basis daarvan onze website en dienstverlening verbeteren. Wij maken daarvoor gebruik van Google Analytics. Wij hebben Google Analytics ingesteld op geanonimiseerde gegevens volgens het standpunt van de Autoriteit Persoonsgegevens.

De verkregen informatie wordt, met inbegrip van het IP-adres, door Google overgebracht en opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees de privacyverklaring van Google voor meer informatie. Wij hebben Google geen toestemming gegeven om via ons verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.

Bewaartermijn

Afhankelijk van het soort cookies en de reden van het plaatsen van cookies worden cookies alleen gedurende de (browser)sessie dan wel voor een langere duur bewaard. Je kunt op elk moment zelf actief (al dan niet automatisch) cookies verwijderen. In dat geval worden er geen nieuwe gegevens meer met ons of andere partijen gedeeld totdat er weer (met toestemming) cookies zijn geplaatst. Wij hebben geen invloed op de omgang van andere partijen met de door hen geplaatste cookies en de via deze cookies verzamelde gegevens.

Toestemming

Via de cookiebanner op onze website kun je toestemming geven voor het plaatsen van niet-functionele cookies. Je kunt je toestemming voor het plaatsen van cookies op elk moment wijzigen via de cookietool die wij op onze website gebruiken. Ook kun je je browser zo instellen dat deze de niet-functionele cookies niet meer opslaat of alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen, al dan niet automatisch.

Consequenties niet accepteren cookies

Je bent niet verplicht tot het accepteren van cookies. Als je je browser zo instelt dat deze geen cookies opslaat of als je informatie die eerder is opgeslagen, al dan niet automatisch, verwijdert, dan is het mogelijk dat je een minder goede gebruikerservaring hebt van onze website en niet van alle functionaliteiten gebruik kunt maken.

Websitebezoekers jonger dan 16 jaar

Wij hebben niet de intentie om persoonsgegevens te verwerken van websitebezoekers jonger dan 16 jaar zonder toestemming van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of onze websitebezoekers 16 jaar of ouder zijn. Als je vermoedt dat wij persoonsgegevens van een persoon jonger dan 16 jaar verwerken zonder toestemming, neem dan contact met ons op via de hierboven vermelde contactgegevens, zodat we de informatie kunnen verwijderen als we deze niet rechtmatig verwerken.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij doen niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming en profilering die nadelige gevolgen kunnen hebbenvoor jou als persoon. Het gaat hier om besluiten door een computer of geautomatiseerde systemen worden genomen zonder dat een mens daarbij betrokken is.

Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in je gegevens, het recht op aanpassing als je gegevens onjuist zijn, het recht op verwijdering van je gegevens, het recht op bezwaar tegen een gegevensverwerking, het recht op beperking van een gegevensverwerking en het recht op overdraagbaarheid van je gegevens.

Als je gebruik wilt maken van een van deze rechten, dan kun je je verzoek naar ons mailen. Mogelijk moeten we je identiteit verifiëren om aan je verzoek te voldoen. We zullen altijd tijdig reageren. Mocht je niet tevreden zijn met de afhandeling van je verzoek, dan kun je je klacht voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Delen met anderen

Wij maken gebruik van meerdere verwerkers. Wij hebben met al onze verwerkers een verwerkersovereenkomst afgesloten. Als wij gegevens delen met een andere partij dan een verwerker, sluiten wij waar nodig een overeenkomst met betrekking tot het delen van gegevens.

Op dit moment kunnen wij jouw gegevens delen met de volgende partijen: tool voor onze online werkomgeving, inclusief e-mail (verwerker), websitehosting (verwerker), boekhoudsoftware (verwerker), boekhouder/accountant (geheimhouding).

Wij delen jouw persoonsgegevens met de verhuurder van de door jou geboekte kantoor- of vergaderruimte.

Doorgifte van persoonsgegevens

Het uitgangspunt is om zoveel mogelijk samen te werken met partijen die je gegevens opslaan binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Dat zal echter niet altijd mogelijk zijn. Wanneer wij gegevens buiten de EER verwerken, dan nemen wij de juiste maatregelen om er zeker van te zijn dat je persoonsgegevens goed beveiligd zijn volgens de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In dat geval werken wij samen met partijen in door de Europese Commissie erkende landen met een passend beschermingsniveau. Als een partij hier niet aan voldoet, dan zal zij de standaardcontractbepalingen implementeren.

Beveiliging

We zorgen ervoor dat jouw persoonsgegevens tegen verlies of tegen onrechtmatige verwerking worden beveiligd. Wij hebben onder andere de volgende technische en organisatorische maatregelen genomen:

• Gebruik van een beveiligde omgeving voor opslag van de data

• Gebruik van verwerkers met een adequaat beveiligingsniveau gezien de aard van de gegevens

• Op onze website maken we gebruik van een beveiligingscertificaat, te herkennen aan het slotje in de adresbalk

• Regelmatig installeren van updates op website, computers en dergelijke